Wenn in Ihrem Unternehmen eine oder mehrere Registrierkassen eingesetzt werden, muss verpflichtend ein Jahresbeleg für jede Registrierkasse erstellt werden. Dieser ist bis spätestens 15. Februar des Folgejahres zu prüfen und sieben Jahre lang aufzubewahren.
Der Jahresbeleg wird am 31. Dezember erstellt und ist somit gleichzeitig der Monatsbeleg für Dezember. Das gilt selbstverständlich auch für Betriebe mit abweichendem Bilanzstichtag.
Überprüft werden kann der Jahresbeleg entweder manuell (mithilfe der BMF Belegcheck-App) oder über das Registrierkassen-Webservice. Gerne können Sie den Beleg auch uns zur Prüfung übermitteln. Den für die Prüfung erforderlichen Authentifizierungscode können Sie entweder über FinanzOnline abrufen oder ebenfalls bei uns erfragen.
Nachfolgend finden Sie einige häufig gestellte Fragen und dazugehörige Antworten.
Wo kann die Prüf-App für den Jahresbeleg bezogen werden?
Die BMF Belegcheck-App steht im Play Store bzw. im App Store (Mindest-Anforderung iOS 8.0) gratis zum Download zur Verfügung.
Mein Kassensystem verfügt über ein sogenanntes Webservice. Muss dennoch der Jahresbeleg ausgedruckt und geprüft werden?
Einige Hersteller bieten die Möglichkeit an, die Kassen direkt aus dem Kassensystem bei FinanzOnline anzumelden und auch alle sonstigen Meldungen, wie die Überprüfung des Start- und Jahresbeleges, automatisch vorzunehmen. In solchen Fällen muss der Jahresbeleg nicht extra ausgedruckt und geprüft werden.
Was ist zu tun, wenn bei der Prüfung kein gültiges Ergebnis angezeigt wird?
Die genaue Fehlerbeschreibung finden Sie in FinanzOnline. Gerne sind wir Ihnen bei der Abklärung der Fehlerquelle behilflich.
Müssen Saisonbetriebe, die über den Winter gesperrt sind, ebenfalls genau am 31.12. den Jahresbeleg ausdrucken und übermitteln?
Nein, der Jahresbeleg kann schon zu Saisonende produziert werden und muss bis spätestens 15. Februar mittels der App geprüft werden.
Müssen Betriebe, die über Mitternacht am 31.12. hinaus arbeiten, um 00:00 Uhr den Jahresbeleg ausdrucken?
Nein, bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, so dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).
Wie sieht der Jahresbeleg aus?
In der Regel ist der Monatsbeleg Dezember (oder bei Saisonbetrieben der Monatsbeleg vom letzten Monat in dem ein Umsatz erzielt wurde) gleichzeitig der Jahresbeleg und sollte als Nullbeleg im Feld der handelsüblichen Bezeichnung gekennzeichnet werden.
Was ist zu tun, wenn nach Erstellung des Jahresbeleges noch Umsätze gemacht werden?
Wird nach einem Monats- oder Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, sind neuerliche Monats- oder Jahresbelege erforderlich.
Muss der Jahresbeleg in Papierform aufbewahrt werden?
Es reicht die elektronische Erstellung, sofern gewährleistet ist, dass der Beleg jederzeit abgerufen werden kann.
Registrierkasse während Betriebsschließung abmelden?
Bei vorübergehenden Betriebsschließungen über Weihnachten oder aufgrund von COVID-19 Schutzmaßnahmen sind die Registrierkassen nicht außer Betrieb zu nehmen. Auch im wirtschaftlichen Regelbetrieb sind während sonstiger temporärer Schließzeiten, beispielsweise bei Saisonbetrieben, die Registrierkassen nicht abzumelden.
Datensicherung
Bitte denken Sie daran, dass das vollständige Datenerfassungsprotokoll (DEP) der Registrierkasse zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen, externen Medium unveränderbar zu sichern ist. Als geeignete Medien gelten beispielsweise schreibgeschützte (abgeschlossene) externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Jede Sicherung ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren. Sollten die Daten des DEP zur Sicherung verschlüsselt werden, müssen die Daten inhaltsgetreu wiederhergestellt werden können.
Falls weitere Fragen auftauchen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne mit unserer Expertise zur Seite!